Chào mừng bạn đến với HelloChao

Để một bài thuyết trình hiệu quả, không chỉ thông tin đưa ra hấp dẫn mà cách truyền đạt từ người thuyết trình tới khán giả cũng chiếm một vị trí rất quan trọng. Với một số tips dưới đây, HelloChao sẽ giúp các bạn có một bài thuyết trình hoàn thiện hơn rất nhiều.

Tổng quan

Theo nguyên tắc chung trong giao tiếp, sự lặp lại là có giá trị. Trong các bài thuyết trình, có một quy tắc vàng về sự lặp lại:

• Nói những gì bạn sẽ nói
• Nói điều đó ra
• Sau đó nói lại những gì bạn vừa nói

Nói cách khác, ta dùng ba phần thuyết trình để củng cố thông điệp của bạn. Trong phần giới thiệu, bạn nói thông điệp của bạn là những gì. Trong phần thuyết trình chính, bạn chuyển tải thông điệp thực sự của bạn. Trong phần kết luận, tóm tắt thông điệp của bạn.

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét từng phần chi tiết hơn.

A. Phần giới thiệu

Phần giới thiệu có lẽ là phần quan trọng nhất trong một bài thuyết trình. Đây là phần gây những ấn tượng đầu tiên cho người nghe đối với bài thuyết trình của bạn. Bạn nên thực hiện những bước sau:

1. Chào các khán giả
2. Giới thiệu chủ đề của bài thuyết trình
3. Phác thảo cấu trúc của bài thuyết trình
4. Đưa ra các chỉ dẫn về các câu hỏi

Bảng sau đây đưa ra các ví dụ về các cấu trúc ngôn ngữ cho từng bước trong phần giới thiệu:

B. Phần thuyết trình chính

Phần này cần được tổ chức tốt, phân chia hợp lý.

Trong bài thuyết trình, khá cần thiết để nhắc lại cho người nghe về lợi ích của những gì mà bạn đang nói. Bạn có thể dùng các mẫu sau:

• As I said at the beginning…(Như tôi đã nói lúc đầu...)
• This, of course, will help you (to achieve the 20% increase). (Điều này, tất nhiên, sẽ giúp quý vị (đạt được mức tăng 20%))
• As you remember, we are concerned with…(Như quý vị cũng biết, chúng ta đang quan tâm đến...)
• This ties in with my original statement… (Điều này trong quan hệ với tuyên bố ban đầu của tôi...)
• This relates directly to the question I put to you before…(Điều này liên quan trực tiếp đến câu hỏi tôi đặt ra cho quý vị trước khi... )

Giữ cho khán giả luôn tập trung vào bạn:Hãy nhớ những gì bạn đang nói gần như là mới với khán giả. Bạn đã làm rõ về cấu trúc bài nói của bạn, nhưng phải để khán giả biết khi nào bạn chuyển sang một vấn đề mới. Bạn có thể làm điều này bằng cách nói right, hoặc OK.  Bạn cũng có thể sử dụng một số các mẫu sau:

• I'd now like to move on to…(Bây giờ tôi muốn chuyển sang...)
• I'd like to turn to…(Tôi muốn chuyển sang...)
• That's all I have to say about…(Đó là tất cả những gì tôi có thể nói về...)
• Now I'd like to look at…(Bây giờ tôi muốn xem xét...)
• This leads me to my next point…(Điều này dẫn tôi đến vấn đề tiếp theo...)

Nếu bạn có làm mục lục, thì hãy luôn xem lại để làm khán giả luôn tập trung vào bài thuyết trình của bạn. Ngoài ra, bằng cách liếc nhìn mục lục cũng sẽ giúp khán giả nhận ra rằng bạn có lẽ sắp chuyển sang vấn đề mới.

Điều quan trọng là phải đưa ra những yếu tố minh họa cho khán giả. Bạn có thể dùng các cấu trúc sau:

• This graph shows you…(Đồ thị này cho quý vị thấy...)
• Take a look at this…(Hãy xem cái này...)
• If you look at this, you will see…(Nếu quý vị xem xét điều này, quý vị sẽ thấy...)
• I'd like you to look at this…(Tôi muốn quý vị xem xét...)
• This chart illustrates the figures…(Biểu đồ này minh họa các số liệu...)
• This graph gives you a break down of...(Biểu đồ này cho quý vị thấy sự sụp đổ của...)

Cho khán giả thời gian để hấp thụ các thông tin về mặt thị giác. Sau đó giải thích tại sao những hình ảnh minh họa lại quan trọng bằng cách dùng:

• As you can see…(Như bạn thấy...)
• This clearly shows …(Điều này cho thấy rõ ràng...)
• From this, we can understand how / why…(Từ đây, chúng ta có thể hiểu làm thế nào / tại sao...)
• This area of the chart is interesting…(Phần này của biểu đó khá thú vị…)

Nhớ những điểm mấu chốt trong phần thuyết trình chính: không vội vã, nhiệt tình, dành thời gian cho các hình ảnh minh họa, duy trì việc giao tiếp bằng mắt với khán giả, điều chỉnh giọng nói của bạn, thân thiện, giữ cho bài thuyết trình mạch lạc, sử dụng các ghi chú của bạn, đưa ra chỉ dẫn xuyên suốt bài thuyết trình, luôn lịch sự khi gặp phải những câu hỏi khó,

C. Phần kết luận

Phần kết luận để: Tổng hợp, đưa ra các khuyến nghị nếu phù hợp, cảm ơn các khán giả, mời đặt câu hỏi

Bảng sau đưa ra các ví dụ về các cấu trúc dùng trong mỗi bước:

Lời khuyên khi trả lời câu hỏi:

Kiểm tra lại xem bạn đã hiểu rõ câu hỏi chưa và dành ít thời gian để nghĩ về câu trả lời. Bằng cách hỏi lại câu hỏi bạn cũng đảm bảo rằng những người tham dự khác cũng hiểu câu hỏi.

Thank you. So you would like further clarification on our strategy?

Cảm ơn anh. Vậy là anh muốn làm rõ hơn nữa về chiến lược của chúng tôi phải không ạ?

That's an interesting question. How are we going to get voluntary redundancy?

Thật là một câu hỏi thú vị. Làm thế nào mà chúng ta tự nguyện nghỉ việc?

Thank you for asking. What is our plan for next year?

Cảm ơn ông đã hỏi. Kế hoạch của chúng tôi trong năm tới là gì?

Đôi khi bạn có thể trả lời chung cho nhiều câu hỏi một lúc. Hoặc thậm chí yêu cầu bình luận từ phía các khán giả còn lại.

Sau khi trả lời xong, kiểm tra xem người hỏi đã hài lòng với câu trả lời chưa

Does this answer your question?

Đây có phải là câu trả lời của anh không

Do you follow what I am saying?

Anh có theo kịp những gì tôi nói không?

I hope this explains the situation for you.

Tôi hy vọng câu trả lời này giải thích tình huống của anh.

I hope this was what you wanted to hear!

Tôi hy vọng câu trả lời này là những gì anh muốn nghe!

Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn không biết. Tốt hơn nên thừa nhận không biết điều gì hơn là đoán mò và có thể nói sai. Bạn có thể dùng những mẫu sau

That's an interesting question. I don't actually know off the top of my head, but I'll try to get back to you later with an answer.

Đó là một câu hỏi thú vị. Thực ra tôi không thể trả lời câu hỏi này ngay bây giờ, nhưng tôi sẽ cố đưa ra câu trả lời cho câu hỏi này sau.

I'm afraid I'm unable to answer that at the moment. Perhaps I can get back to you later.

Tôi e là tôi không thể giải đáp ngay lúc này. Có lẽ tôi có thể quay trở lại với anh sau.

Good question. I really don't know! What do you think?

Câu hỏi hay đấy. Tôi thực sự không biết! Anh nghĩ sao?

That's a very good question. However, we don't have any figures on that, so I can't give you an accurate answer.

Đó là một câu hỏi rất hay. Tuy nhiên, chúng tôi không có số liệu nào về vấn đề đó cả, vì vậy tôi không thể đưa ra lời giải đáp chính xác cho anh được.

Unfortunately, I'm not the best person to answer that.

Thật không may, tôi không phải là người giỏi nhất để trả lời câu hỏi đó.

Khi bạn cảm thấy khán giả không còn chú tâm vào bài thuyết trình thì hãy diễn đạt lại những gì bạn đã nói:

Let me just say that in another way.

Để tôi nói theo cách khác.

Perhaps I can rephrase that.

Có lẽ tôi sẽ diễn đạt lại điều đó.

Put another way, this means…

Nói cách khác, điều này có nghĩa...

What I mean to say is…

Những gì tôi muốn nói là...

Can't remember the word?

Không thể nhớ ngay được phải không ạ?

Lưu ý:

Đừng nói bằng giọng đều đều vì sẽ làm cho người nghe buồn ngủ. Bằng cách thay đổi tốc độ và giọng điệu, bạn sẽ có thể duy trì sự chú ý của khán giả. Nhấn mạnh các từ khóa và tạm dừng đúng lúc - thường là giữa các ý tưởng trong một câu.

Ví dụ:

The first strategy involves getting to know our market (ngừng) and finding out what they want. (ngừng) Customer surveys (ngừng) as well as staff training (ngừng) will help us do this.

Và cũng đừng nói quá nhanh vì sẽ làm cho khán giả không bắt kịp các thông tin mà bạn đưa ra!


Nguồn: Sưu tầm.